Personvern

Personvernerklæring for Anko AS

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan Anko AS samler inn og bruker personopplysninger om deg som kunde (privatperson), kontaktperson hos kunde/ leverandør, jobbsøker, tidligere ansatt, besøkende på Ankos nettsider eller mottaker av markedsføringsmateriale. Erklæringen er skrevet i henhold til lov om behandling av personopplysninger av 15. juni 2018.

Begrepsforklaringer

• Behandling av personopplysninger - betyr all innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, tilpasning eller endring, gjenfinning, konsultering, bruk, utlevering ved overføring, spredning eller alle andre former for tilgjengeliggjøring, sammenstilling eller samkjøring, begrensning, sletting eller tilintetgjøring av personopplysninger.
• Behandlingsansvarlig - det er Anko som bestemmer hvorfor man skal samle inn og bruke personopplysninger og det er Anko som bestemmer med hvilke hjelpemidler dette skal skje. Vi har altså ansvaret for bruken av personopplysningene.
• Databehandler - vil være den eller de som skal behandle personopplysninger på vegne av oss. Som for eksempel regnskapsbyrået vårt. Databehandleren kan kun bruke personopplysningene som de behandler på vegne av oss til det vi har bestemt at de skal brukes til.
• Personopplysninger - er direkte eller indirekte opplysninger om en fysisk person som gjør at man kan identifisere vedkommende. Som for eksempel navn, e-postadresse, adferdsmønster eller IP-adresse.Registrert- er den fysiske personen som det er samlet inn personopplysninger om.

Kunder (privatpersoner), kontaktpersoner hos bedriftskunder og leverandører

For de av våre kunder som er privatpersoner samler vi inn følgende personopplysninger: navn, adresse, telefonnummer og e-post. Dette er for å administrere avtalen mellom oss og deg som kunde. Disse personopplysningene oppbevarer vi så lenge bokføringsloven krever at vi må ha denne informasjonen. Har vi utført oppdrag innen oppmåling for deg, så vil vi ha dokumenter som inneholder navnet og adressen din.

For våre bedriftskunder og våre leverandører samler vi inn følgende kontaktpersonopplysninger: navn, telefonnummer og epost. Dette er som et ledd i administrasjonen av avtaleforholdet mellom oss og kunden/leverandøren. Informasjonen om deg som kontaktperson har vi enten mottatt fra deg selv eller fra din arbeidsgiver. Vi sletter kontaktpersonopplysningene fra våre systemer når vi får beskjed fra våre kunder/leverandører om at du har sluttet. Det vil være unntak fra dette så som i regnskapssystemet vårt, der dine kontaktopplysninger vil fortsette å ligge på allerede eksisterende fakturaer. Kontaktopplysningene vil også finnes i ordrehistorikken vår etter at du har sluttet.

Vi kan etter markedsføringsloven drive markedsføring overfor våre eksisterende kunder om våre egne varer og tjenester. Du som kunde kan reservere deg mot dette. Reservasjonsretten innebærer ikke at du kan reservere deg mot driftsmeldinger eller andre meldinger fra oss som er nødvendig for å opprettholde serviceavtalen vi har med deg eller den bedriften du er kontaktperson for.

Jobbsøkere

Vi behandler personopplysninger om jobbsøkere for å vurdere om du er egnet for den jobben du har søkt på. De aller fleste personopplysningene vi behandler om deg vil være opplysninger som du selv gir oss. Ved sjekk av referansene dine så vil referansene dine kunne gi oss nye personopplysninger om deg. Vi kan også bruke åpne kilder som internett og sosiale medier i rekrutteringsprosessen. Bruker vi noen av disse kildene til informasjon om deg, og som vi mener vil være relevant for rekrutteringsprosessen, så vil du få mulighet til å korrigere eventuelle gale opplysninger.

Vi sletter opplysninger om jobbsøkere som ikke får jobben etter at ansettelsesprosessen er over. Ønsker vi å ha opplysninger om deg lenger, så ber vi om ditt samtykke.

Tidligere ansatte

Anko vil etter opphør av arbeidsforholdet være lovpålagt å oppbevare en del av personopplysningene dine. Det vil også være nødvendig å oppbevare personopplysninger om tidligere ansatte av hensyn til pensjoner og eventuelle yrkesskadesaker. Ved avslutning av arbeidsforholdet vil vi gå gjennom de personopplysningene vi har om deg og slette de opplysningene vi ikke lenger har noe formål med å oppbevare.

Det vil være naturlig å oppbevare personopplysninger om tidligere ansatte så som navn, stilling, arbeidsområde og arbeidsforholdets varighet i hele Ankos levetid. Dette ut fra en vurdering om at du er en del av vår bedrifts historie.

Besøkende på Ankos nettsider

Når du besøker Ankos nettsider så samler vi inn data om deg gjennom det som kalles informasjonskapsler. Vi samler inn data som er knyttet til det utstyret som du bruker for å besøke nettsiden vår, IP-adressen din og hvordan du beveger deg rundt på nettsidene våre. Vi samler inn denne informasjonen om deg for å kunne gi deg den best mulige brukeropplevelsen mens du besøker oss. Lovgrunnlaget vi bruker for å samle inn denne informasjonen er vår berettiget interesse i å utvikle nettsidene våre slik at vi kan gi deg den best mulige brukeropplevelsen. Klikk her for å lese mer om informasjonskapsler og hvordan du kan stoppe bruken av informasjonskapsler på din nettleser.

Mottakere av markedsføringsmateriale

Anko kan sende markedsføringsmateriale (nyhetsbrev) til mulige kunder når vi har mottatt et samtykke om dette fra deg. Vi må kunne dokumentere dette samtykket og du kan når som helst trekke dette samtykket tilbake.

Dine rettigheter som registrert hos Anko AS

• du har alltid rett til å be om at gal informasjon om deg blir slettet og rettet
• du har alltid rett til å be om innsyn i hvilke opplysninger vi har om deg (gjelder jobbsøkere og tidligere ansatte). For alle andre registrerte kommer det frem i denne erklæringen hva vi har registret om deg
• du har alltid rett til å be om at opplysninger om deg slettes, men som denne erklæringen viser så kan vi ikke alltid etterkomme dette ønsket

Du som registrert kan utøve dine rettigheter vedrørende Ankos behandling av personopplysninger ved å sende en e-post til: post@anko.no. Du har krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

Deling av personopplysninger med tredjeparter og bruken av databehandlere

Anko deler aldri personopplysningene dine med andre enn de bedriftene som er våre databehandlere. Som leverandøren av regnskapsprogrammet vårt og leverandøren av nettsidene våre.

Hvordan du kommer i kontakt med oss angående at vi er behandlingsansvarlig for dine personopplysninger

Dersom du mener vi ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personopplysningsloven eller på en annen måte har krenket ditt personvern ber vi deg ta kontakt med oss snarest på post@anko.noDu har også rett til å sende inn klage direkte til Datatilsynet.

Kontaktinformasjonen er tilgjengelig på www.datatilsynet.no